合肥理工学院教学档案管理办法（试行）
校字〔2026〕9号
第一章 总 则
第一条 教学档案是衡量学校教学管理水平和教学质量的重要标志之一，是教学评估、学生学历的依据和凭证。
第二条 教学档案须纳入教学计划、规划及教学管理制度，作为考核教学质量和管理水平的标准之一，做到下达教学任务与归档要求同步，检查教学工作与检查材料形成积累情况同步，评审鉴定教学相关成果与审查验收档案材料同步，授予学位及上报评审材料与出具归档证明同步。
第三条 教学档案管理是学校教学管理的基础工作，教务管理部门和各学院（部）应明确一位负责人分管档案工作，以确保完整准确、系统和安全，便于开发利用。对今后有利用价值的教学材料需将原件（定稿）整理归档保存。
第二章 归档范围
第四条 教学档案是指各项教学活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录，是反映教学运行、教学管理、教学建设和教学保障的重要标志性材料。
第五条 教学档案的归档范围主要包括学校教学管理、教学计划制订、教学评估、招生、学籍管理、学科与实验室建设、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材管理、国内外校际合作与交流等方面。
第六条 电子档案应符合《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）要求，采用不可篡改的存储格式，并定期备份至学校指定服务器；电子档案与纸质档案具有同等法律效力，需确保电子签名、时间戳等合规性。
第七条 教学档案归档具体范围见附件《教学类文件材料归档范围》，附件中未列及的教学档案，各部门、各单位应本着对教育事业负责的精神，主动收集，并与学校档案部门、教务管理部沟通、协调，妥善处理。
第八条 附件《教学类文件材料归档范围》为本办法的组成部分，与本办法具有同等效力，附件内容的修订须经教务管理部审议并同步更新。
第三章 归档流程
第九条 教务管理部在部署新学年、新学期工作时，同时布置相关文件、材料的立档、归档工作。
第十条 教务管理部指导、督促、检查教学文件材料的收集、积累、归档。
第十一条 整理组卷
1.各部门做好平时预立卷工作，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定案卷类目，随时将办理完的文件按类别归入相应卷夹；
2.原则上相同内容的材料组成一卷，同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷；卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列；卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧装订。对破损的材料应进行修补；各种材料大小逐步规范，使用A4纸，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；
3.按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位，并在右上角加盖件号，按顺序填上件号；
4.填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确；
5.教学档案原则上采用原件，字迹工整（严禁圆珠笔、复写字迹），统一规格，签字盖章手续完备。
第十二条 归档移交
（一）归档时间：每年六月底前完成上学年度申请材料、教务与教学综合管理文件材料归档，学生学籍管理文件材料（包括成绩单、学籍异动证明等）在学生毕业后两年内归档。
（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切。填写移交目录一式两份，下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月，双方各执一份；各教学单位须设置档案柜，教学档案按各大类积累，统一装入档案盒，并按时间先后顺序排列，做到完整、准确、系统、规范。
第四章 附 则
第十三条 对违反本办法导致档案缺失、损坏或泄露的，学校将依据《中华人民共和国档案法》及校内规章制度追究相关责任人责任。
第十四条 本办法由教务管理部负责解释。
第十五条 本办法自印发之日起施行。
